CONVOCATION ASSEMBLÉE GÉNERALE ANNUELLE 23 MARS 2023

OLES Japon
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["OLES Japon"]  
CONVOCATION ASSEMBLÉE GÉNERALE ANNUELLE
OLES JAPON (IPPAN SHADAN HÔJIN) 
23 MARS 2023
 Organisme Local d’Entraide et de Solidaritéde la communauté française au JaponDomiciliation :
Section Consulaire, Ambassade de France
4-11-44 Minami-Azabu, Minato-ku, Tokyo

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OLES JAPON
LA SOLIDARITÉ EN ACTION
Liberté, Égalité, Fraternité et Solidarité
CONVOCATION

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE OLES JAPON 23 MARS 2023Selon l’Article 6 de ses statuts et paragraphes suivants et par décision du Conseil d’Administration qui s’est tenu le 14 novembre 2022 (Art.6-5) vous êtes invité(e), en tant qu’adhérent(e), à participer à l’Assemblée Générale Annuelle de l’OLES Japon qui aura lieu.:Jeudi 23 mars 2023 de 17h00 à 19h00 (en présentiel et en ligne) Après trois longues années difficiles nous allons enfin pouvoir cette année renouer avec une Assemblée Générale annuelle en présentiel, du moins pour les adhérents qui en auront la possibilité.

L’Assemblée Générale se tiendra à l’Ambassade dans la salle de l’Atrium de 17h00 à 19h00. Attention : seules les personnes s’étant préalablement inscrites pourront avoir accès à la salle. Elles devront être munies d’une pièce d’identité. Nous remercions très sincèrement Monsieur l’Ambassadeur d’avoir bien voulu accorder l’usage de l’Atrium à l’OLES Japon.

De plus, à l’issue de cette Assemblée Générale, l’Ambassadeur a décidé d’honorer les Français qui participent à l’entraide et à l’élan de solidarité en conviant à partir de 19h00 à un « Verre de l’Amitié » à la Résidence les participants présents à l’AG. 

Cette Assemblée Générale destinée à vous rendre compte de l’exercice de l’année 2022 est donc plus que jamais placée sous le signe de la bienveillance .L’ouverture de l’AG se fera à 17h00 et elle se terminera à 19h00.

Pour celles et ceux en particulier dans le Japon de l’Ouest qui souhaiteront participer à l’Assembée Générale par visio-conférence le lien sera communiqué au plus tard la veille de l’Assemblée Générale à chaque adhérent(e) à jour de sa cotisation au 2 Mars 2022.ORDRE du JOUR

L’ordre du jour prévoit le rapport moral du président, une synthèse anonyme des cas traités au cours de l’exercice, le rapport financier du trésorier ainsi que le vote pour le renouvellement des Administrateurs et de l’Auditeur.Nous rappelons que le mandat de tous les Administrateurs et de l’Auditeur prendra fin au moment de cette Assemblée Générale. L’Assemblée Générale revêtira cette année un caractère tout à fait spécial puisqu’il est statutairement prévu que le mandat du Président doit prendre fin et qu’il quittera donc ses fonctions à l’issue de cette Assemblée Générale.

Vous devrez donc élire des Administratrices et Administrateurs qui à leur tour auront à élire pour une durée de deux ans une Presidente ou un Président issu(e) de leurs rangs.

Nous invitons celles et ceux qui souhaitent pouvoir être reconduits dans leur mandat actuel, de même que les nouveaux candidats ou candidates aux postes d’Administrateur ou d’Auditeur à présenter leur candidature auprès du président avant le 15 mars (Article 7.2).

Conformément à l’article 6-6 des statuts les membres à jour de cotisation pourront, s’ils le souhaitent, adresser par écrit leurs questions au président ou à la secrétaire générale jusqu’à 10 jours avant le jour de l’Assemblée Générale c’est-à-dire, au plus tard, jusqu’au 13 mars.Pour pouvoir participer à l’AG, pouvoir voter et être éventuellement candidat-e à un poste d’Administrateur ou d’Auditeur, il faut être à jour de cotisation pour l’année 2023. Il est encore possible de régler sa cotisation pour l’année 2023 jusqu’à 21 jours avant la date de l’Assemblée Générale, soit au plus tard jusqu’au 2 mars 2023.

Pour se mettre à jour de sa cotisation afin de pouvoir participer à l’AG du 23 mars :l’adhésion est valable du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours.la cotisation individuelle est à partir de 1000-Yens mais elle est laissée à l’appréciation de chacun qui peut participer davantage au fonds de solidarité s’il le souhaite.

Le règlement peut se faire en ligne par carte bancaire, ou par virement :

Par carte bancaire
Suivre le bouton jaune Paypal (« Buy Now ») sur cette page: 
https://olesjapon.wordpress.com/soutenir-l-oles-japon/adherer-a-oles-japon/

Par virement bancaire
Coordonnées Banque : 三菱ＵＦＪ銀行 MUFG (0005)
Agence : 広尾支店 Hiroo Branch (047)
Compte : 普通預金 Futsu Account Numéro : 0887933
Nom : シヤ）オレスシ゛ヤホ゜ン ou bien Shea) Oles Japon
Code SWIFT: BOTKJPJT

Par précaution, merci de nous informer de votre règlement par mail à : info@olesjapon.org 
 Je m’inscris à l’Assemblée Générale de l’OLES Japon
ou je donne procuration 
 RENOUVELLEMENT DES ADMINISTRATEURS
Les statuts, Article 7-6, prévoient un renouvellement des Administrateurs et des Auditeurs à la clôture de l’Assemblée Générale du deuxième exercice suivant la création de l’ Ippan Shadan Hôjin OLES Japon (23 juillet 2019). Le mandat de tous les Administrateurs et de l’Auditeur prendra donc fin au moment de cette Assemblée Générale.

MODALITÉS POUR FAIRE ACTE DE CANDIDATURE
Les Administrateurs et les Administratrices qui souhaitent pouvoir poursuivre leur action au sein du Conseil d’Administration de l’OLES Japon ont la possibilité de postuler pour un nouveau mandat, de même, toute personne, à jour de sa cotisation pour l’année 2023, qui souhaite s’engager à servir l’OLES, peut être candidate ou candidat à un poste d’Administrateur ou d’Auditeur (Art.7-2).

Les candidats devront répondre aux conditions d’éligibilité également prévue à l’Article 7-2 des statuts et ils/elles devront adresser, sur papier libre leur lettre de candidature au Président, qui en accusera réception (Art. 7-2), 8 jours au moins avant la date de l’Assemblée Générale, soit au plus tard le 15 mars 2023 (Art.7-2). L’acte de candidature sera adressé sous forme de fichier électronique attaché par e-mail à l’adresse suivante : president@olesjapon.org

Les Administrateurs et Auditeurs seront élus pour une durée de deux (2) ans ; leurs mandats expireront à la clôture de l’Assemblée Générale ordinaire qui, sauf circonstances exceptionnelles, aura lieu en mars 2025.

MODALITÉS DE VOTE POUR LE RENOUVELLEMENT DES ADMINISTRATEURS
La votation se fera par internet par un système sécurisé et garanti indépendant, à partir d’un bulletin de vote qui sera transmis par e-mail le 21 mars au plus tard à tous les adhérents à jour de cotisation.

Le bureau de vote électronique sera ouvert à partir du mercredi 22 mars à midi jusqu’au jeudi 23 mars à 18 heures. Compte tenu de la souplesse offerte par le vote électronique toutes les adhérentes et tous les adhérents à jour de cotisation qui le souhaitent auront donc la possibilité de pouvoir voter et recevront un Bulletin de Vote.

Ceci permet de limiter le vote par procuration. Les résultats seront annoncés à l’issue de l’Assemblée Générale.Les Administrateurs/Administratrices élus prolongeront alors la réunion et la visioconférence pour élire la présidente ou le président et participer à la désignation des membres du bureau. La composition du Bureau sera annoncée le soir même sur le site de l’OLES Japon.

Nous souhaitons que vous puissiez être nombreux à participer cette année à l’Assemblée Générale de l’OLES Japon soit en présentiel soit en visioconférence. Votre participation est toujours un témoignage important et apprécié de votre soutien aux actions de solidarité menées toute l’année en votre nom par l’OLES Japon pour répondre aux situations de détresses réelles qui existent dans la communauté française du Japon.

L’OLES Japon agit en liaison avec les 4 conseillers des Français de l’étranger élus pour le Japon (anciens « conseillers consulaires ») en complément de l’action conduite par les consulats de Tokyo et de Kyoto pour apporter des moyens complémentaires en termes financiers et humains.

C’est aussi grâce à la disponibilité de son réseau de bénévoles répartis sur l’ensemble du territoire japonais qu’un accompagnement humain permet souvent à l’OLES Japon d’apporter une solution aux cas rencontrés. C’est de cette expérience dont nous souhaitons pouvoir vous rendre compte à l’occasion de notre Assemblée Générale annuelle et d’avoir à cette occasion le plaisir de pouvoir vous rencontrer.

Yves Alemany                                          Ayano Kanezuka
Président OLES Japon                              Secrétaire Générale 
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