Cher(e)s Adhérent(e)s, membres de l’OLES Japon et cher(e)s Ami(e)s,

Nous vous invitons à venir nombreux participer à l’Assemblée Générale annuelle de l’OLES Japon qui se tiendra cette année le mercredi 11 décembre 2019 à la Résidence de France (＊) de 18h30 à 20h00 à l’invitation et en présence de Monsieur l’Ambassadeur, Laurent Pic, que nous remercions très chaleureusement pour son accueil. Madame Marie-Hélène Teylouni, Consule à Tokyo sera également présente. Si son agenda le lui permet nous serons également très honorés d’avoir la présence de Jules Irrman, Consul Général de France à Kyoto, puisque la Mission de l’OLES Japon s’étend sur l’ensemble du territoire japonais.

L’Assemblée Générale d’une association est toujours un moment fort dans la vie d’une association qui doit être respecté, c’est l’occasion de témoigner physiquement par sa présence de son adhésion et de son soutien à la mission de l’association et d’en approuver l’action et la gouvernance ainsi que de témoigner de sa confiance aux responsables bénévoles qui avec un engagement et un dévouement sans faille se chargent de répondre à la mission que vous leur avez confiée au nom de la communauté française.

Comme, peut-être, vous le savez déjà, l’OLES Japon a obtenu le statut de ippan shadan hôjin (association de droit japonais) depuis le 24 août dernier, par conséquent, l’Assemblée Générale qui se tiendra le 11 décembre sera la dernière assemblée générale du dernier exercice de l’OLES Japon sous ses anciens statuts. L’objet de l’ordre du jour sera donc de rendre compte du dernier exercice sur présentation du rapport moral du Président et de valider le bilan financier correspondant à la clôture des comptes afin de pouvoir approuver le transfert du solde à la nouvelle entité, ippan shadan hôjin.
Si vous aviez des questions à poser nous vous serions reconnaissants de bien vouloir les adresser par écrit au Président ou à la Secrétaire Générale d’ici le 9 décembre au plus tard.

Pour pouvoir prendre part aux votes il faut être à jour de cotisation pour l’année 2019; il est toujours possible de se mettre à jour jusqu’au 8 décembre 2019 (＊＊).

Si vous ne pouvez pas être présent et que vous êtes à jour de cotisation vous pouvez aussi vous faire représenter en donnant procuration sur papier libre ou par courriel à un autre membre à jour de cotisation ou à la Secrétaire Générale ou au Président avant le 9 décembre 2019. De plus cette Assemblée Générale du 11 décembre sera aussi l’occasion de la signature officielle de la Convention de Partenariat entre l’Ambassade et l’OLES Japon concernant l’Aide Sociale aux français en difficulté. Cette convention approuvée par le MEAE formalise la relation qui fut mise en place au moment de la création de l’OLES Japon et témoigne de la qualité du fonctionnement de la coopération qui existe depuis quatre ans avec l’Ambassade et le Consulat pour venir en aide à nos compatriotes résidant au Japon ainsi qu’aux Français de passage en situation de détresse morale ou physique ou de précarité économique.

Nous vous serions très reconnaissants de bien vouloir nous faire connaître votre participation à l’Assemblée Générale avant le 8 décembre au plus tard en répondant à cet e-mail car pour des raisons de sécurité nous sommes tenus de transmettre au service de sécurité la liste des participants 48 heures à l’avance. N’oubliez pas non plus de vous munir d’une pièce d’identité pour le contrôle à l’entrée de la Résidence. Nous rappelons qu’il n’est pas non plus possible de stationner son véhicule à l’intérieur de la Résidence, nous vous encourageons à utiliser les transport en commun.

Nous vous remercions de toute votre attention et nous espérons vous retrouver nombreux-ses le 11 décembre à la Résidence de France pour participer à l’Assemblée Générale de l’OLES Japon.

Ayano KANEZUKA
Secrétaire Générale OLES Japon

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